5 znakova da vaši sastanci jedan na jedan ne rade

Uprkos svemu što sastanci jedan na jedan mogu da ponude, mogu biti izazovni za navigaciju, bilo da ste novi u rukovodstvu ili ste proveli nekoliko godina u ulozi lidera. Evo nekih znakova da su vaši sastanci jedan na jedan zastareli, da su neproduktivni ili da ne ispunjavaju svoj potencijal: ne želite da idete na sastanak, ne možete da ispunite vreme, svaki sastanak napuštate osećajući se iscrpljenim, ili ste i vi i vaš podređeni na drugim stranama ekrana. Autor predstavlja nekoliko načina da maksimalno iskoristite ovo dragoceno vreme.

Jedan na jedan su stalni sastanci između menadžera i njihovih direktnih podređenih. Za menadžere, ove nedeljne ili dvonedeljne razmene obično imaju dva cilja: usklađivanje očekivanja i izgradnju poverenja sa članovima tima. Osim toga, jedan na jedan podstiču dublje odnose između šefa i zaposlenih i mogu se koristiti za davanje i primanje povratnih informacija, postavljanje individualnih ciljeva i rešavanje prepreka.

Uprkos svemu što sastanci jedan na jedan mogu da ponude, mogu biti izazovni za navigaciju, bilo da ste novi u rukovodstvu ili ste proveli nekoliko godina u ulozi lidera. Kao liderski trener, video sam ljude - u svakoj fazi karijere - kako se bore da uravnoteže konfliktne prioritete podrške svojim direktnim podređenima dok istovremeno ispunjavaju ciljeve kompanije i ispunjavaju druge odgovornosti koje dolaze sa njihovom ulogom. Sa ograničenim vremenom i resursima, mnogi od njih se pitaju: da li su jedan na jedan sastanci zaista vredni svih napora?

Moj odgovor je uvek: Da, ako produktivno koristite vreme. Ali ako morate da postavite pitanje, postoji prostor za poboljšanje.

Evo pet uobičajenih znakova da su vaši jedan na jedan sastanci zastareli, da su neproduktivni ili da ne ispunjavaju svoj potencijal – i kako da na najbolji način iskoristite ovo dragoceno vreme.

Znak #1: Ne želite da idete na sastanak

Kada u vašem kalendaru jedva ostane vremena za ručak, otkazivanje vaših najrutinskih sastanaka može početi da izgleda primamljivo. Iako će neizbežno biti trenutaka kada morate da otkažete jedan na jedan, oni ne bi trebalo često da spadaju u ovu kategoriju. Ako jesu, shvatite to kao znak da morate drugačije da iskoristite vreme.

Menadžeri ne bi trebalo da prisustvuju jedan na jedan sastancima, već da ih vode. Trebalo bi da služe pravoj svrsi i da se razvijaju na osnovu potreba vaših zaposlenih u ovom trenutku. Iako se verovatno pridržavaju rutinske kadence, dnevni red ovih sastanaka bi trebalo da bude sve samo ne ponavljajući.

Šta da radimo umesto toga:

Prioriteti, projekti i zadaci svakog zaposlenog mogu se menjati iz nedelje u nedelju. Dakle, zapitajte se: šta nas oboje motiviše da se pojavimo danas? Da li su sastanci previše nestrukturirani? Ili se oslanjamo na istu agendu kada bi trebalo da je prilagođavamo?

Da biste bili sigurni da produktivno koristite vreme, malo se pripremite. Savetujem menadžerima da prvi put jedan na jedan svakog meseca posvete ciljevima razvoja karijere podređenog. Dobar je trenutak da proverite kratkoročne i dugoročne ambicije ljudi – da procenite napredak njihovog nedavnog rada. Određivanjem jednog sastanka mesečno za teme na nivou karijere, to garantuje da svaka nedelja neće biti ista i podseća vašeg zaposlenog da ste menadžer koji je posvećen pomeranju oba vaša dugoročna cilja napred.

Takođe može biti korisno da napravite zajednički dokument gde vi i vaš podređeni sarađujete na dnevnom redu za svaku nedelju. Dodajte teme za diskusiju u pripremi i ohrabrite svog podređenog da učini isto. Ovo će vas oboje motivisati da se pojavite sa namerom, a takođe će vam pomoći da pratite sve radnje za koje ste odgovorni.

Znak #2: Vaš sastanak uvek prolazi kroz ograničeno vreme

Ako 30 do 60 minuta svake nedelje nije dovoljno vremena za sinhronizaciju sa jednom osobom, imate problem. Ili ulazite previše u dubinu i detalje, ponavljate stare stavke dnevnog reda ili skrećete sa puta sporednim diskusijama.

Šta da radimo umesto toga:

Ako je vaš razgovor previše detaljan, odmaknite se i ponovo procenite koje bi teme bile bolje obrađene na formalnijem sastanku fokusiranom na jednu temu. Na primer, ako strateški planirate najnoviji projekat svog podređenog svake nedelje, razmislite o zakazivanju posvećenog vremena za isticanje tih detalja ili — još bolje! — povežite ih sa drugim članom tima koji može da ih vodi kroz to.

Isto tako, ako nastavite da skrećete sa puta razgovarajući o sporednim temama — tačkama koje nisu povezane sa učinkom i potrebama vašeg zaposlenog — razmislite da li se ova pitanja moraju rešavati lično ili se o njima može razgovarati asinhrono, putem e-pošte, Slack-a ili brze razmene u sali .

Konačno, ako ponavljate prethodne sastanke i više puta prelazite na iste tačke diskusije, a da nema napretka, zaglavili ste se u petlji. Iako je normalno da se neko ponavljanje dešava tokom razgovora jedan na jedan – pošto je za rešavanje nekih problema potrebno više vremena i mogu zahtevati nedeljna ažuriranja – to ne bi trebalo da vam oduzimaju većinu vremena. Zapitajte se: Zašto se stalno vraćamo na ovu temu? Šta nas sprečava da idemo napred? Da li izbegavate da budete direktni o teškoj temi?

Recimo, na primer, vaš zaposleni ima trvenja sa kolegom. Sedmicu za sedmicom razgovarate o osnovnim uzrocima i potencijalnim koracima napred, ali, nažalost, nema napretka. U ovom slučaju, možete pomoći da se stvari unaprede tako što ćete zakazati poseban sastanak kako bi se dve strane okupile, ili svog zaposlenog uputiti HR-u na dalje posredovanje. Konflikt i stres se često istražuju u razgovoru jedan na jedan, ali morate podvući crtu kada razgovor dostigne granice produktivnosti.

Znak #3: Ne možete ispuniti vreme

Na suprotnom kraju spektra, šta ako vam redovno ponestane stvari za razgovor?

Uvek će biti nekoliko nedelja više za pokrivanje od drugih. Međutim, ako sa vašim zaposlenima stalno nemate šta da delite ili ažurirate, to može biti znak da im nije prijatno da razgovaraju sa vama o svojim potrebama, preprekama ili bilo čemu što je van njihove liste obaveza.

Šta da radimo umesto toga:

Da biste stvorili prostor u kome će se vaš član tima osećati prijatno kada se otvara, morate razviti snažan nivo poverenja. Ovo zahteva vreme, a nekim zaposlenima treba više vremena nego drugima. Vaš posao kao menadžera je da održavate linije komunikacije otvorenim tako što ćete se stalno pojavljivati i pronaći nove uglove za izgradnju odnosa — čak i ako je potrebno neko vreme da se veze formiraju.

Ako se trudite da angažujete zaposlenog, evo nekih dubokih pitanja koja će podstaći veću diskusiju:
• Šta je bio vaš profesionalni vrhunac godine?
• Koja je najbolja odluka koju ste nedavno doneli na poslu? Šta si naučio?
• O čemu ne pričamo u našem timu?
• Da imate dodatni sat nedeljno da uložite u srednjoročne napore, šta biste uradili sa tim vremenom?

Ova pitanja pozivaju više od odgovora sa da ili ne i podstiču čak i najstidljivije članove tima da se otvore.

Znak #4: Svaki sastanak napuštate iscrpljeni

Kolaps nakon druženja jedan na jedan može se pripisati umoru od saosećanja ili čak izgaranju. Ovo je posebno tačno ako vaš zaposleni koristi ove  razgovore kao sesije za „provetravanje“.

Jednom sam imao klijenticu koja mi je rekla da mora da stavi glavu na sto nakon svakog razgovora jedan na jedan sa određenim članom tima. „On se žali 30 minuta zaredom, a ja sam zaglavila da to slušam“, rekla je. „Uvek je neko drugi kriv za njegove probleme - kompanija, tim ili ja.

Šta da radimo umesto toga:

Ima dovoljno prostora da budete ljubazan menadžer sa razumevanjem, a da ne postanete vreća za udaranje. Emocionalni rad može biti jedan od najiscrpljivijih aspekata posla. Morate naučiti kako da identifikujete i zaštitite svoje granice, posebno one emocionalne. O određenim ličnim problemima koje vam zaposleni mogu doneti možda je bolje razgovarati van posla ili sa stručnjakom za mentalno zdravlje koji može ponuditi odgovarajuću podršku.

U slučaju moje klijentice, razvili smo plan da ona vrati kontrolu. Za početak, dodala je „ograničenje“ kao tačku dnevnog reda na vrhu sastanka. „Pusti sve napolje!” rekla je svom zaposlenom. „Imate pet minuta, pa ćemo preći na druge teme.“ Ironično, pozivanje njenog zaposlenog da se izjasni, učinilo ga je svesnim koliko je brzo prošlo pet minuta i koliko je vremena proveo u negativnoj spirali.

Ako bi se žalio nakon prvih pet minuta, moj klijent bi ga vodio ka produktivnosti. „Razumem da je to frustrirajući projekat“, rekla bi, „ali nad čime imate kontrolu? Šta možete promeniti?"

Treniranje njenog zaposlenog pomoglo je održavanju zamaha na sastanku. Zatim je pratila povratne informacije, uključujući dokumentovanje njegovih borbi i dodeljivanje konkretnih zadataka da ga pomeri. Trebalo je truda da ga održi na pravom putu, ali više nije osećala umor u istom stepenu.

U vašoj situaciji, pitajte: o čemu mi je prijatno da razgovaram u odnosu na to da ne razgovaram na poslu? Da li postoje načini na koje mogu da pružim emocionalnu podršku svom zaposlenom, a da sam ne preuzmem tu emociju? Poput mog klijenta, možete pokušati da pomognete svom zaposlenom da stekne više svesti o ponašanju. Ističući to tako što ćete reći nešto poput: „Primetio sam da ste to spomenuli i na našem poslednjem sastanku. Razumem koliko vam je ovo važno, ali takođe mrzim što vas to vuče na posao. Kako da vas najbolje podržim?"

Znak #5: Jedno (ili oboje) od vas se nalazite na drugim stranama ekrana

Ako niko ne obraća pažnju, da li je to uopšte sastanak?

Nažalost, uobičajeno je da se uređaji takmiče sa sastancima uživo ovih dana. Ali ako ne možete da obratite pažnju kada ste samo vi i još jedna osoba, to je znak da vi (ili vaš zaposleni) ne dajete prioritet zajedničkom vremenu.

Šta da radimo umesto toga:

Preplavljeni vašom beskrajnom listom obaveza, možda ćete biti u iskušenju da prikriveno skrolujete kroz e-poštu ili proverite svoj kalendar dok vas zaposleni obaveštava o timskom radu. Ovo nije samo nepristojno, već i podriva vaš autoritet i sugeriše vašem zaposlenom da ne cenite njegovo vreme. Šanse su, ako ste ometeni, vaši zaposleni će primetiti — a kršenje njihovog poverenja nije vredno odgovaranja na dve dodatna e-poruka.

Možete postati disciplinovaniji i fokusiraniji kroz praksu. Pre sastanaka idite u miran prostor, utišajte obaveštenja i zatvorite sve druge ekrane na laptopu. Zatim, vežbajte aktivno slušanje. Kada vaš zaposleni pomene izazov sa kojim se suočava, na primer, ponovite mu to i recite: „Da li sam dobro shvatio?“ Ovo će pokazati vašem zaposlenom da ste prisutni i primorati vas da se uključite u razgovor.

Ako je vaš zaposleni na drugom ekranu, pauzirajte razgovor i pitajte da li mu treba trenutak. Priznajte da postoji mnogo prioriteta koji se bore za njihovu pažnju, ali da su jedan na jedan vaša jedina šansa da se zaista povežete tokom nedelje.

Takođe može biti korisno započeti sastanak pozivanjem na red. „Hajde da počnemo“ podstiče ljude da budu prisutni. „Hajde da sklonimo naše telefone za ovaj razgovor“, mogli biste reći, držeći sebe odgovornim modeliranjem odgovarajućeg ponašanja.

. . .

Dobri menadžeri redovno vrše izmene, prilagođavajući jedan na jedan sastanke kako bi pronašli najbolji ritam, sadržaj i svrhu. Dobro vodite računa o sopstvenoj energiji i sa namerom sastavite svoj raspored. Uz određenu definiciju i posvećenost, ti blokovi jedan na jedan u vašem kalendaru će se manje osećati kao obaveze, a više kao prilike.