EVENT MANAGEMENT: Upravljanje događanjima

Kako razgovarati o nedokučivim stvarima u svom timu

Pojavljivanje stvari o kojima se ne može razgovarati u vašem timu može biti neprijatno, ali to mora biti stalna kampanja ili će se one prikriveno graditi u pozadini i uticati na moral vaših zaposlenih. U ovom članku, autor objašnjava kako da uočite klasične znakove o kojima se ne može razgovarati — sastanke obeležene brzim konsenzusom, nedostatkom produktivne debate ili neujednačenim učešćem — i nudi strategije kako da otkrijete te neizražene misli i osećanja kako biste pomogli vašem timu da radi više produktivno.

 

Zabrinutost oko kvaliteta obećavajućeg novog proizvoda se skriva u tajnosti. Očigledna napetost i nesloga između dva člana tima su zanemarena. Nepovezanost između navedenih vrednosti tima i njegovog stvarnog ponašanja ostala je neizrečena.

Uprkos svom fokusu na negovanju psihološki bezbednih radnih mesta, timovi su i dalje prepuni tema o kojima se ne može razgovarati: temama koje su previše nejasne ili su previše izazovne da bi se pojavile i diskutovale. Ono što objedinjuje različite teme koje se svesno ili nesvesno smatraju zabranjenim je to što one postoje, jer nam pomažu da izbegnemo kratkoročnu nelagodu i konflikt. Ali stvari o kojima se ne može raspravljati postoje i zato što postoji jaz u percepciji: lideri precenjuju koliko će slobodno govoriti članovi njihovog tima. Lideri se osećaju psihološki sigurnije od članova svog tima, a efekat lažnog konsenzusa čini ih sklonima da pretpostave da drugi dele njihove percepcije i iskustva vezana za tim.

Izazov o kojima se ne može razgovarati je porastao kako smo prešli na više distribuirane timove i virtuelnu komunikaciju, što otežava pokretanje neprijatnih tema i otkrivanje nelagodnosti. Međutim, zanemarivanje da se iznesu stvari o kojima se ne može razgovarati može dovesti do zategnutih radnih odnosa i neproduktivnih sastanaka koje karakteriše odsustvo produktivne debate. Vremenom, njihovo ignorisanje može da ometa sposobnost vašeg tima da rešava probleme, uči i poboljša svoj učinak, što košta milione dolara godišnje.

Morate da otkrijete sve tabu teme u svom timu pre nego što eskaliraju i nanesu štetu moralu i performansama. Evo kako.

Prihvatite da slonovi postoje

Postoji mnogo klasičnih znakova o čemu se ne može razgovarati; na primer, sastanci obeleženi brzim konsenzusom, nedostatkom produktivne debate ili neujednačenim učešćem. Ostali simptomi uključuju nepopustljive timske sukobe, indirektnu komunikaciju i triangulaciju i neangažovane zaposlene.

Ali čak i ako ne primetite ove znakove, može se sa sigurnošću pretpostaviti da u vašem timu postoje neizražene misli i osećanja koja bi mu, ako se direktno pozabave, mogla pomoći da radi produktivnije. U jednoj studiji, više od 85% zaposlenih izjavilo je da šefa nije briga za probleme.

Zaposleni to rade iz brojnih razloga: strah od posledica ili odmazde, osećaj uzaludnosti ako su problemi previše ukorenjeni, grupno razmišljanje i prirodna ljudska želja da budu voljeni i prihvaćeni. Članovi tima takođe mogu da pretpostave opravdanost svojih zabrinutosti ili da budu nesigurni kako ili kada da pokrenu pitanje.

Na vama je da proterate slonove - ili ćete postati saučesnici u njihovom postojanju.

Proverite svoj strah

Strahovanje zbog pojavljivanja neizrečenih pitanja ili zadubljivanja u one koje smatrate osetljivim ili kontroverznim je prirodno. Možda se brinete da ćete otvoriti konzervu crva, otkriti nerešiv problem, biti okrivljeni za problem ili iscrpiti energiju svog tima.

Međutim, averzija prema gubitku čini verovatnim da precenjujete rizike podizanja stvari o kojima se ne može raspravljati i da potcenjujete posledice nečinjenja. Ove nerešene teme mogu biti najznačajnije prepreke koheziji, moralnosti i učinku vašeg tima.

Za rešavanje problema o kojima se ne može razgovarati može biti potrebno suočiti se sa neprijatnim istinama i imati hrabrosti da se pozabavite lukavim razgovorima. Međutim, ove razgovore je obično najizazovnije samo započeti. U praksi, primetio sam da priznavanje neizrečenih pitanja donosi kolektivni osećaj olakšanja. Pošto je prepreka konačno otvorena, timovi se često okupljaju dok traže načine da je reše.

Pratite i upravljajte načinom na koji odgovarate na izazove

Zbog vaše moći, članovi vašeg tima neprekidno prate vaše postupke, verbalizaciju i govor tela da bi utvrdili kako treba da se ponašaju. Ako se brinu da ćete reagovati negativno ili intenzivno na izazovne informacije, to će blokirati vaše napore da razgovarate o nedokučivim informacijama.

Stoga je ključno da pratite i modulirate svoje reakcije na izazove ili teške informacije. Negativni događaji imaju više snage od pozitivnih u pokretanju ljudskog ponašanja. Dakle, poput stvaranja psihološke sigurnosti, morate i smanjiti (i idealno eliminisati) negativne posledice govora i uvećati nagrade.

Kada neko ospori vaše ideje ili ponudi oštru povratnu informaciju, odbacite svaki instinkt da branite ili opravdate svoj stav i umesto toga izrazite otvorenost i radoznalost: „Reci mi više“ ili „Pomozi mi da razumem“. Iskreno hvala članovima tima koji govore javno i privatno. Čak i kada ne možete da prihvatite njihov predlog, eksplicitno pokažite da cenite njihov doprinos.

Ako niste sigurni kako vas vaš tim doživljava ili vam je teško regulisati kako reagujete na teške informacije ili stres, razmislite o saradnji sa trenerom.

Saopštite svoje namere i priznajte stvarnost

Ne ostavljajte svoj tim da nagađa: recite im zašto želite da iznesete neizgovorene probleme i kako je potrebno njihovo učešće. Na primer, možete reći: „Posvećena sam otvorenijoj komunikaciji i obraćanju bilo čemu što ometa tim. Možda je izazovno, ali verujem da možemo zajedno da se snađemo. Ipak, ne mogu sam. Vaš glas i uvidi će napraviti razliku. “

Ponekad pitanja koja vaš tim pokreće mogu biti van vaše kontrole, kao što je promena strateškog pravca koju nalaže izvršni paket. Dakle, pojasnite da diskusija o nedostatku ne može uvek dovesti do promene. Ponekad zaposleni mogu greškom da poistovete da su saslušani sa obraćanjem pažnje, i važno je proaktivno ukloniti ovu zabludu.

Potražite dodatne načine da pokažete svoju posvećenost transparentnosti i otvorenoj komunikaciji. Na primer, većina kompanija sprovodi ankete zaposlenih i izlazne intervjue, što može da istakne skrivene izazove u vašem timu. Prečesto se ovi podaci ne dele ili ne prate bilo kakvom radnjom. Umesto toga, učinite to praksom da delite i razgovarate o ovim podacima što je šire moguće.

Preobrazite svoj pristup na jedan na jedan

Istraživanja pokazuju da su sastanci jedan na jedan najefikasniji kada dnevnim redom dominiraju teme koje su najvažnije za zaposlenog. Redovno se sastajajte sa svojim kolegama i pratite ovu najbolju praksu kako biste omogućili svoju produktivnost i efikasnost tima i izgradili poverenje i psihološku sigurnost koji su vam potrebni da bi članovi vašeg tima slobodnije razgovarali sa vama.

Pored toga, međutim, namerno posvetite jedan mesečni ili dvomesečni sastanak jedan na jedan postavljanju direktnih pitanja o njihovom iskustvu i zapažanjima kao člana tima. Otvorena vrata i stavovi nisu dovoljni da ohrabre članove vašeg tima da govore. Umesto toga, morate direktno pitati. Na primer, možete postaviti sledeća pitanja:

• Sa kojim izazovima mogu da se suočim u našem timu?
• Čega bih sada mogao biti nesvestan, a što bi trebalo da znam?
• Šta mislite da bi mogla da poboljša dinamiku našeg tima?
• Kako vam mogu najviše pomoći?

Unapred razjasnite svrhu ovog sastanka vašim kolegama i podelite pitanja koja ćete postaviti kako bi oni mogli da ih unapred razmotre.

Posebno obratite pažnju na to da redovno pitate nove članove tima ili treće strane kao što su konsultanti koji redovno komuniciraju sa vašim timom za njihova zapažanja o vašem timu. Jednom kada ste vi i članovi vašeg tima ukorenjeni u kulturu vašeg tima, teško je videti da li neizgovorene norme sprečavaju suštinske razgovore. Međutim, novi članovi tima i spoljni saradnici često mogu uočiti neefikasne timske obrasce i probleme koji se zaobilaze ili prećutkuju.

Redovno vršite introspekciju sa svojim timom

Timski sastanci i van lokacije se obično fokusiraju na sam rad, a ne na to kako tim funkcioniše. Međutim, da biste otkrili stvari koje se ne mogu raspravljati i sprečili njihovo nagomilavanje, takođe morate izdvojiti vreme da se fokusirate na timsku dinamiku.

Započnite razgovor tako što ćete „uokviriti slona u sobi“ za svoj tim. Drugim rečima, direktno ali bez osude navedite temu za koju se čini da ometa tim. Na primer, „Mi kažemo da želimo da imamo produktivan sukob u našem timu, ali ne mislim da čujem svačije mišljenje na sastancima.“ Ili: „Osećam neku napetost u prostoriji i čini se da izbegavamo da razgovaramo o tome.“ Navedite svoju nameru da naučite i da se angažujete sa timom da raspakujete problem, što može zvučati kao: „Želeo bih da razumem. Šta svi misle? “

Kako vaš tim gradi poverenje u proces, možete ih podstaći direktnim pitanjima poput: „Koje su najveće prepreke uspehu našeg tima o kojima nismo razgovarali?“ Ili: „O čemu ne razgovaramo što bi nam moglo pomoći da rastemo?“ Da biste povećali otvorenost i učešće, podelite svoj tim u parove ili trijade da biste razgovarali o ovim pitanjima, a zatim ih zamolite da podnesu izveštaj grupi.

Ako naiđete na tišinu sa bilo kojim od ovih pristupa, privremeno napuštanje sobe može biti od pomoći, kao što je to bilo za jednog klijenta čiji je tim bio posebno skeptičan. Mogli biste reći: „Osećam da ima još. Da vidimo da li će mi pomoći da napustim sobu. Kada se vratim, želim da podelite svoje perspektive i brige kao tim.”

Kada izvučete jednog ili više slonova, razgraničite šta je pod kontrolom tima, a šta nije, sarađujte na sledećim koracima i održavajte transparentnost o tome kako ćete reagovati na bilo koju zabrinutost.

Pojavljivanje stvari o kojima se ne može razgovarati u vašem timu može biti neprijatno, ali to mora biti stalna kampanja ili će se oni prikriveno nakupljati u pozadini i ometati vaš tim. Možda nećete moći da rešite svaki problem, ali ako date imena slonovima u svojoj sredini, oni gube deo svoje moći. A nekima ćete moći da pokažete vrata.

Preporučujemo