Kako samouvereno razgovarati sa svojim timom tokom haotičnih vremena

Ovih dana mnogi zaposleni se osećaju kao da stalno dobijaju niz loših ili zbunjujućih vesti koje utiču na njihov rad na nepredvidive načine. Kada od svojih lidera čuju samo jednostavne sažetke o pitanjima za koja znaju da nisu tako jednostavna, timovi mogu biti frustrirani, pa čak i ljuti. Sledeći put kada osetite da bi trebalo nešto da kažete, ali niste sigurni šta da kažete, isprobajte ove tri strategije: 1) Prepoznajte moć „i“ – omogućava da uskladite dve naizgled odvojene misli, kao što je „stvari su teško i stvari će biti u redu.” 2) Koristite prošlost da naoružate budućnost. Povezivanje prošlosti i sadašnjosti može pomoći da stvorite više sigurnosti. 3) Usvojite eksperimentalniji način razmišljanja. Ovo može pomoći da se promene osećaju manje rizično.

„Haos u našoj organizaciji je ogroman“, otkrila je Lara tokom naše sesije. U to vreme, njena kompanija je upravo zaposlila novog generalnog direktora, a efekti promena su se širili po celoj organizaciji. „Moram da zadržim svoj tim fokusiran i ohrabren, ali sve što kažem deluje lažno i ometajuće. Treba li samo da ćutim dok se stvari ne smire?"

Kada razgovaram sa drugim menadžerima kao što je Lara, znam da nije usamljena u pitanju šta da kaže svom timu. Naučeni smo da je našim ljudima potrebno više komunikacije u teškim vremenima, a ipak brinemo da će se deljenje naših iskrenih zapažanja izjaloviti.

Ćutanje može izgledati kao sigurniji pristup. Međutim, to samo generiše ono što profesor INSEAD-a Nejtan Fur naziva „neproduktivnom neizvesnošću“, gde se ništa ne kreće napred. Iako bismo želeli da možemo da napravimo pauzu i sačekamo da se konfuzija razjasni, znamo da taj trenutak možda nikada neće doći. Umesto toga, evo tri načina da drugačije razmišljate o onome što kažete, tako da možete sa sigurnošću razgovarati sa svojim timom bez obzira na sve.

Prepoznajte moć „i“

Jedno verbalno sredstvo koje lideri mogu primeniti je da namerno koriste reč „i“. To nam omogućava da uskladimo dve naizgled odvojene misli — stvari su teške i sve će biti u redu. Na primer:

• „Pravimo fantastičan napredak na našem glavnom projektu, a novi izvršni direktor razmatra da promeni pravac tog posla. Nastavićemo da se fokusiramo na naš napredak i poverenje u naše iskustvo koje ćemo prilagoditi ako zatreba.”
• „Naš tim se mučio dok je Mara na porodiljskom odsustvu, a ovo nam daje priliku da ponovo razmislimo o procesima i zahtevima na kojima radimo.“
• „Dobavljač kasni mesec dana, tako da možemo da preusmerimo pažnju na projekat.“
Češće korišćenje „i“ osigurava da tim neće da brine o lošem. Vaši ljudi su pametni - znaju da ništa ne može biti savršeno.

Koristite prošlost da naoružate budućnost

U većini kompanija težimo brzom napredovanju i ne zadržavamo se na prošlosti. Ali podsećanje tima na vreme kada su oni - i kompanija - napredovali, oslobađa dokaze da možete ponovo uspeti. Možete koristiti istoriju svoje kompanije i tima, bez obzira da li ste je živeli lično ili ne. Evo primera koje su moji klijenti koristili:

• „Mnogi od vas su novi ovde i možda se ne sećaju kada smo prošli kroz poslednju recesiju. Evo nekoliko stvari koje su se tada desile i kako smo ih rešili.”
• „Anđela, kladim se da se sećaš naših izazova pre, za vreme i posle poslednje akvizicije poput ove kojom sada upravljamo. Da li biste podelili sa nama nekoliko priča?"
• „Dok sam još uvek nov u kompaniji, nisam nov u našoj oblasti, i ako je od pomoći, evo šta sam naučio tokom poslednjeg puta kada sam doživeo ovu vrstu promene.“
Čak i ako se tim sastoji od novih zaposlenih, postoji istorija zašto posao postoji i bol ili problem koji rešava. Korišćenje prošlosti i povezivanje sa sadašnjošću pomaže da stvorite više sigurnosti u budućnosti.

Usvojite eksperimentalni način razmišljanja

Kada stvari idu naopako i posao je haotičan, očigledno je da tim ili kompanija treba da isprobaju nešto novo. Ali posvećenost novom pravcu u vreme promena može biti ogromno i rizično.

Zato aktivno podsticanje malih eksperimenata, probnih izvođenja ili pilot programa može biti plodonosan način da se iznesu nove ideje uz ublažavanje anksioznosti zaposlenih o budućnosti. U stvari, Lindzi Mekgregor i Nil Doši su u svom istraživanju na 9.700 američkih radnika otkrili da su zaposleni koji su ovlašćeni da eksperimentišu više motivisani.

Moja klijentkinja, Šona, je vodila svoj tim kroz nepredvidivo vreme na poslu. Razgovori sa njenim timom otkrili su da im je u danu jednostavno potrebno više prostora da se prilagode svim promenama koje dolaze. Razmislili su o brojnim eksperimentima kako bi pokušali da dodaju sate i energiju u sve svoje rasporede:

• Otkazivanje sedmičnog sastanka
• Korišćenje tajmera za odbrojavanje na svim zakazanim sastancima da bi preostalo vreme ostalo vidljivo
• Pauziranje rada na nedeljnom izveštaju da se testira da li je propušten ili može da se izvršava ređe

Eksperimenti – posebno oni koji su mali, specifični i vremenski ograničeni — radite u vremenima neproduktivne neizvesnosti, jer ometaju trenutni obrazac razmišljanja mozga, dajući timu podsticaj da bude radoznao i istražuje različite perspektive. Šonin tim se iznenadio kada je otkrio da male promene mogu napraviti veliku razliku.

Ovih dana, mnogi zaposleni se osećaju kao da stalno dobijaju niz loših ili zbunjujućih vesti koje utiču na njihov rad na nepredvidive načine. Kada od svojih lidera čuju samo jednostavne sažetke o pitanjima za koja znaju da nisu tako jednostavna, timovi mogu biti frustrirani, pa čak i ljuti. U stvari, Čelsi R. Lide sa Stanforda i Frensis J. Flin su otkrili da je devet puta veća verovatnoća da će lideri biti kritikovani zbog nedovoljno komuniciranja nego prekomerne komunikacije.

Međutim, kada promišljeno komuniciramo koristeći gorenavedena načela, mnogo je veća verovatnoća da će moći da protumače svoje brige i osećaju veću kontrolu nad svojim radom, čak i usred promena, zastoja i stresora koji i dalje pristižu.